Нужна помощь разбирающихся в бухгалтерии
-
Чебурашка
- Новичок
- Posts: 21
- Joined: 23 Nov 2002 02:26
- Location: NJ
Нужна помощь разбирающихся в бухгалтерии
Привет карьеристам! Нужна помощь людей, знающих толк в местной бухгалтерии. Предстоит интервью на А/Р position. Соответствующее резюме было послано и неплохо было бы иметь представление, как протекает день у такого клерка. Как оно происходит в Росии – я знаю. А как здесь? Как можно описать рабочий день А/Р клерка – с чего день начинается, чем заканчивается? Что является важным в этой должности? Не подумайте, что я хочу обманывать интервьюера. Есть опыт работы в России, есть некоторые знания и огромное желание найти работу. Очень не хочется завалить интервью и оставить впечатление неквалифицированной особы. Уж очень редкий это шанс – интервью...
-
MaxCan
- Новичок
- Posts: 35
- Joined: 29 Mar 2000 10:01
- Location: Canada
Если честно, то AP clerk - это неблагодарная работа. Смотрел на нее со стороны. Ну да коли уж спросили...
Самый плохой вариант - если дела у компании не очень, проблемы с cash. Вам звонят разъеренные клиенты по несколько раз и спрашивают, почему они до сих пор не получили платеж (check) за то то и то-то. В паршивых компаниях начальство "бросает" клерков на эту амбразуру, заставляя их придумывать черт те что. "Мол мы уже послали, скоро получите" и так далее. Идти работать туда стоит или от полной безысходности, или на первое и очень короткое время, чтобы получить представление о реальном опыте.
В нормальных компаниях от клерка требуется высокая организованность, аккуратность. Полученные invoices должны быть разложены обычно по срочности платежей или по компаниям-клиентам (что реже). Invoices have to match purchase orders (POs) or other supporting documents. In case of dicrepancy you have to reconcile an invoice and its PO. It involves communication with your vendor or employees, responsible for this PO, from other departments.
Очень важные требования - внимательность к деталям.
Неплохо на интервью продемонстрировать понимание общих принципов - для компании выгодно платить как можно позже, в рамках отведенных ей вендорами кредитных сроков. Чем сроки длиннее - тем лучше. Vendors with long terms are good ones. Обычно, также выгодно платить в дисконтный период. Что-то типа: 2% - 10, net 30 означает, что ваш вендор ожидает, что вы заплатите сумму invoice либо всю через 30 дней, либо вычтете 2% и заплатите раньше, через 10 дней. Чтобы не ссориться с вендором, надо не пропустить период в 10 дней. Поэтому discount invoices обычно держат отдельно, чтобы не пропустить дату платежа с дисконтом.
Хорошо сказать, что вы делали vendor analysis - ранжировали их по объему платежей в год, количеству invoices и т.п. а также готовили aging report.
Если у вас совсем нет местного опыта, еще пару слов про сам процесс оплаты. Поставить на оплату - ввести информацию о платеже в компьютер с указанием сроков платежа. В нужный день (в крупных компаниях это может быть раз в неделю или раз в 2 недели) запускается программа оплаты и печатаются чеки с созревшими сроками платежа. Клерк должен все еще раз проверить, разложить чеки вместе с support documents и передать на подпись ответственному лицу. Все reconciliations должны быть четко и понятно расписаны, чтобы быстро можно было понять . Подписанные чеки вкладываются в конверты и относятся на почту. (В почтовый ящик лучше не бросать - существует риск взлома ящика). Bank transfers вам должно быть знакомо - по сути это платежки, посылаемые в банк по факсу, но они здесь очень редки.
Основные требования - good data entry skills, reconciliation skills, detail oriented, good communication skills. Иногда еще хотят team player.
Даже в самых разхороших компаниях бывают "проколы" с опазданием или потерей платежа. Разногласия надо утресать с вендорами. Будте готовы, что очень, очень много придется набивать на компютере. Времени на чай, кофе, разговоры с подругами и коллегами практически не будет.
Удачи.
Ну и главный совет - постарайтесь как можно быстрее "перерасти" и уйти вверх - например на Supervisor AP или в Accountant
Самый плохой вариант - если дела у компании не очень, проблемы с cash. Вам звонят разъеренные клиенты по несколько раз и спрашивают, почему они до сих пор не получили платеж (check) за то то и то-то. В паршивых компаниях начальство "бросает" клерков на эту амбразуру, заставляя их придумывать черт те что. "Мол мы уже послали, скоро получите" и так далее. Идти работать туда стоит или от полной безысходности, или на первое и очень короткое время, чтобы получить представление о реальном опыте.
В нормальных компаниях от клерка требуется высокая организованность, аккуратность. Полученные invoices должны быть разложены обычно по срочности платежей или по компаниям-клиентам (что реже). Invoices have to match purchase orders (POs) or other supporting documents. In case of dicrepancy you have to reconcile an invoice and its PO. It involves communication with your vendor or employees, responsible for this PO, from other departments.
Очень важные требования - внимательность к деталям.
Неплохо на интервью продемонстрировать понимание общих принципов - для компании выгодно платить как можно позже, в рамках отведенных ей вендорами кредитных сроков. Чем сроки длиннее - тем лучше. Vendors with long terms are good ones. Обычно, также выгодно платить в дисконтный период. Что-то типа: 2% - 10, net 30 означает, что ваш вендор ожидает, что вы заплатите сумму invoice либо всю через 30 дней, либо вычтете 2% и заплатите раньше, через 10 дней. Чтобы не ссориться с вендором, надо не пропустить период в 10 дней. Поэтому discount invoices обычно держат отдельно, чтобы не пропустить дату платежа с дисконтом.
Хорошо сказать, что вы делали vendor analysis - ранжировали их по объему платежей в год, количеству invoices и т.п. а также готовили aging report.
Если у вас совсем нет местного опыта, еще пару слов про сам процесс оплаты. Поставить на оплату - ввести информацию о платеже в компьютер с указанием сроков платежа. В нужный день (в крупных компаниях это может быть раз в неделю или раз в 2 недели) запускается программа оплаты и печатаются чеки с созревшими сроками платежа. Клерк должен все еще раз проверить, разложить чеки вместе с support documents и передать на подпись ответственному лицу. Все reconciliations должны быть четко и понятно расписаны, чтобы быстро можно было понять . Подписанные чеки вкладываются в конверты и относятся на почту. (В почтовый ящик лучше не бросать - существует риск взлома ящика). Bank transfers вам должно быть знакомо - по сути это платежки, посылаемые в банк по факсу, но они здесь очень редки.
Основные требования - good data entry skills, reconciliation skills, detail oriented, good communication skills. Иногда еще хотят team player.
Даже в самых разхороших компаниях бывают "проколы" с опазданием или потерей платежа. Разногласия надо утресать с вендорами. Будте готовы, что очень, очень много придется набивать на компютере. Времени на чай, кофе, разговоры с подругами и коллегами практически не будет.
Удачи.
Ну и главный совет - постарайтесь как можно быстрее "перерасти" и уйти вверх - например на Supervisor AP или в Accountant
-
Чебурашка
- Новичок
- Posts: 21
- Joined: 23 Nov 2002 02:26
- Location: NJ
Огромное Вам спасибо, MaxCan! Я уже и не надеялась на ответ. Теперь мне понятно, почему на рынке труда в Accounting только на AP и есть некоторый спрос. Местного опыта нет, потому вопрос и возник. Я уже и так, и этак пыталась российскую бухгалтерию "перевести" на "американский язык", но бестолково все как-то получалось...Еще раз спасибо!! Всех благ!
-
jj
- Уже с Приветом
- Posts: 5667
- Joined: 21 Jun 2001 09:01
Чебурашка, к сожалению я близко не знакома с работой конкретно Accounts Payable, поэтому не могу дать Вам столь детальный ответ, как MaxCan...
Из того, что я знаю :
В QB или Peachtree очень хорошо и удобно поставлена информация о discounts или late fees (самой не придется считать), а также всевозможных aging reports (это тоже входит в обязанности accounts payable)...
И еще один момент, по поводу bank transfer payments...
У нас в компании, например, это один из основных видов платежей (наравне с чеками и кредитными картами), да и другие пользутся этим... и я бы не сказала, что редко...
Другой вопрос, что стоимость этой операции обычно ~$15-25, поэтому , если нет особой срочности , проще послать чек...
Transfer мoney можно также делать online (а не только по факсу), но это зависит от банка, в котором счет у компании...
Из того, что я знаю :
В QB или Peachtree очень хорошо и удобно поставлена информация о discounts или late fees (самой не придется считать), а также всевозможных aging reports (это тоже входит в обязанности accounts payable)...
И еще один момент, по поводу bank transfer payments...
У нас в компании, например, это один из основных видов платежей (наравне с чеками и кредитными картами), да и другие пользутся этим... и я бы не сказала, что редко...
Другой вопрос, что стоимость этой операции обычно ~$15-25, поэтому , если нет особой срочности , проще послать чек...
Transfer мoney можно также делать online (а не только по факсу), но это зависит от банка, в котором счет у компании...
-
Sabina
- Уже с Приветом
- Posts: 5669
- Joined: 13 Oct 2000 09:01
- Location: East Bay, CA
MaxCan wrote:Вам звонят разъеренные клиенты по несколько раз и спрашивают, почему они до сих пор не получили платеж (check) за то то и то-то. В паршивых компаниях начальство "бросает" клерков на эту амбразуру, заставляя их придумывать черт те что. "Мол мы уже послали, скоро получите" и так далее.
А мне знакомая доросшая в одной компании до accounting manager сказала, что лучше уж AP чем AR. Первым клиенты звонят с заискивающими нотками в голосе, денежку мол хотим, дайте.
А вторым приходится самим звонить и выпрашивать.
Сабина
-
MaxCan
- Новичок
- Posts: 35
- Joined: 29 Mar 2000 10:01
- Location: Canada
Ну, мне кажется, что хороший AR время от времени нуждается в реабилитационном периоде, как полицейские, когда психолог им напоминает, что не все люди - преступники 
,( и не все customers - потенциальные банкроты)
А если серьезно, то в приведенной из меня цитаты речь идет о проблемных компаниях. В нормальных компаниях можно работать и там и сям. Главное - не засиживаться на одной операции. Даже если нет возможности для повышения - старайтесь расширить круг обязанностей, сделать или узнать что-то новое. Работа лучше сидения дома.
,( и не все customers - потенциальные банкроты)
А если серьезно, то в приведенной из меня цитаты речь идет о проблемных компаниях. В нормальных компаниях можно работать и там и сям. Главное - не засиживаться на одной операции. Даже если нет возможности для повышения - старайтесь расширить круг обязанностей, сделать или узнать что-то новое. Работа лучше сидения дома.
-
Чебурашка
- Новичок
- Posts: 21
- Joined: 23 Nov 2002 02:26
- Location: NJ
QB я изучаю дома, но мне сказали, что эта программа только для малого бизнеса. В общем-то, я не боюсь работы, бухгалтерия - это мое, я ловила своего рода кайф, разруливая всякую ерунду, работая в России. Здесь же необходим кредит доверия. "кто его знает - чего они там работали , в своей России,"- думает потенициальный работодатель. И самое главное - язык слабоват. Понятно, что из нескольких возможных кандидатов выбирут носителя языка. Они никак не могут взять в толк, что я буду жилы рвать на работе, чтобы доказать, я - лучше. Спасибо за отклики. Будем дальше пробивать эту "стену".